Inventário com coletor de dados

Fazer inventário de estoque com coletor de dados é simples de descrever: a equipe percorre a loja apontando o leitor para o código de barras de cada produto, o aparelho registra a quantidade contada e, ao final, esse resultado é exportado para conferência com o estoque do sistema. Sem prancheta, sem planilha e sem alguém digitando depois o que foi anotado à mão.

E é essa etapa de “digitar depois” que mais custa caro no inventário tradicional. Contagem na prancheta significa duas chances de erro: uma na hora de anotar o item errado ou a quantidade errada, outra na hora de transcrever aquilo tudo para o computador. Some a isso a loja parada ou o movimento atrapalhado durante a contagem, e o inventário vira um evento caro e um resultado em que ninguém confia de verdade.

Antes de contar: organize o cadastro

O inventário rende de acordo com o cadastro que existe antes dele. Antes de pegar o coletor, vale conferir três coisas:

Todo produto tem código de barras cadastrado. Se um item novo entrou na loja e ainda não foi cadastrado com o código correto, ele não vai ser reconhecido na contagem, e alguém vai ter que resolver isso na mão, no meio do processo.
A lista de produtos está atualizada. Itens descontinuados que ainda aparecem no sistema, ou produtos novos que faltam, geram divergência que não tem a ver com a contagem em si, e sim com cadastro desatualizado.
Os códigos duplicados ou trocados foram corrigidos. É comum um fornecedor mudar de código de barras em uma embalagem nova sem avisar, ou dois produtos diferentes ficarem com o mesmo código por engano. Revisar isso antes evita confusão na hora de contar.

Vale também definir a ordem da contagem antes de começar: contar por setor, corredor ou categoria de produto, sempre na mesma sequência que o time vai percorrer na loja, evita que uma área fique de fora ou seja contada duas vezes. Quem organiza esse roteiro com antecedência ganha tempo na hora H, porque ninguém perde tempo decidindo por onde continuar no meio da contagem.

Essa organização não precisa ser perfeita, mas quanto mais o cadastro estiver conferido antes da contagem, menos tempo se perde corrigindo cadastro no meio do balanço, que é quando ele mais atrapalha. Isso vale tanto para quem faz o inventário com a própria equipe quanto para quem contrata apoio externo para o dia da contagem: cadastro em dia é o que determina se o resultado da leitura vai bater com o que está na prateleira, não a marca do coletor usado.

Como funciona a contagem

Com o cadastro em ordem, a contagem em si segue uma lógica direta:

A equipe percorre os setores da loja ou do estoque com o coletor em mãos.
Para cada produto, aponta-se o leitor para o código de barras e confirma-se a quantidade encontrada na prateleira ou no depósito.
O coletor vai armazenando cada leitura, sem precisar de papel nem de anotação paralela.
Ao final da contagem, os dados registrados no aparelho são exportados para conferência com o sistema de gestão da loja.

Quando o coletor não reconhece um código, geralmente é sinal de que o cadastro ficou de fora da etapa de preparação, e não um defeito do equipamento: o item pode ser separado à parte para cadastro rápido e nova leitura antes de o balanço fechar.

O ganho está justamente em cortar a etapa manual do meio: não existe mais o momento em que alguém pega uma pilha de folhas escritas à mão e começa a digitar item por item em uma planilha, torcendo para não trocar uma linha. O que o coletor lê é o que chega para conferência, direto.

Se você ainda não tem o equipamento e está avaliando como viabilizar essa contagem no próximo balanço, veja como funciona a locação de coletores de dados da Mafra para o seu tipo de operação.

O que fazer com as divergências

Contagem feita, o próximo passo é comparar o resultado do coletor com o que o sistema mostra como estoque esperado para cada item. Esse cruzamento aponta três situações possíveis:

Bateu certo: quantidade contada é igual à quantidade do sistema. Nada a fazer além de confirmar.
Sobra: a contagem encontrou mais unidades do que o sistema esperava. Vale checar se houve uma entrada de mercadoria não lançada, uma troca de produto no cadastro ou erro de contagem em um item parecido.
Falta: a contagem encontrou menos unidades do que o sistema esperava. Aqui entram possibilidades como perda, quebra não registrada, erro de saída no sistema ou, em alguns casos, extravio.

Vale registrar por escrito o motivo de cada ajuste relevante, mesmo que seja uma hipótese, como “provável quebra não lançada” ou “erro de cadastro corrigido”. Esse histórico ajuda a entender, no próximo inventário, se o mesmo tipo de divergência está se repetindo e por quê.

O caminho prático é revisar primeiro as divergências de maior valor, porque são as que mais pesam no resultado do balanço. Para os itens que continuarem sem explicação depois da checagem, o ajuste no sistema deve refletir a contagem física, que é o dado mais confiável no momento: é o que realmente está na prateleira.

Alugar ou comprar o coletor?

Aqui vale um ponto que pouca gente para para pensar antes do primeiro inventário: comprar um coletor de dados é imobilizar dinheiro em um equipamento que a maioria dos comércios usa só algumas vezes por ano. Fora do período de balanço, o aparelho fica guardado, sem uso, mas o capital investido nele continua parado junto.

Como inventário é evento, e não rotina, a locação costuma fazer mais sentido para quem faz contagem poucas vezes ao ano: você recebe o coletor configurado nos dias do seu balanço e devolve depois, pagando apenas pelo período combinado, sem precisar imobilizar dinheiro em um equipamento que passa o resto do ano parado. É esse o modelo que a Mafra Informática oferece, com aluguel do equipamento sob medida para a data do seu inventário. Na prática, isso significa avisar a locadora com antecedência da data do balanço, para garantir o equipamento disponível e configurado a tempo, em vez de resolver isso em cima da hora.

Se a sua rotina de contagem é frequente o bastante para justificar ter o equipamento sempre à mão, a compra pode compensar. Para a maioria dos comércios, que fazem balanço uma ou poucas vezes por ano, o aluguel evita o aparelho parado sem uso na maior parte do tempo. Isso também poupa a empresa de lidar com manutenção, atualização e guarda do aparelho fora do período de uso, que é mais um custo indireto de ter o equipamento próprio parado na prateleira do escritório o ano inteiro.

Para quem já organiza o inventário mensal, vale também ler sobre como o dia 1º do mês pode virar rotina de controle para restaurantes, com a lógica de conferência que se aplica a qualquer comércio.

Um inventário bem conduzido também deixa a base mais confiável para o próximo: cadastro revisado, divergências explicadas e o estoque do sistema alinhado com o que realmente existe na loja. É esse ciclo que transforma o balanço de um susto de fim de ano em rotina de controle.

Agende a locação para o seu próximo inventário

Se o seu próximo balanço já tem data marcada, fale com a Mafra Informática e agende a locação do coletor de dados: o equipamento chega configurado, com orientação da nossa equipe para a contagem render desde a primeira hora. Atendemos o comércio mineiro desde 2003, em Belo Horizonte e Juiz de Fora.